Шаг в онлайн: медицинский конгресс—впервые в DIGITAL-формате

10 000 участников, 26 стран, 450 городов — вот несколько фактов о масштабе прошедшего XI Съезда онкологов и радиологов стран СНГ и Евразии, реализованного командой EventPlatform совместно с Агентством поддержки медицинских инициатив. Да простит нас традиционная event-индустрия, но такой размах под силу только онлайну, здесь глобализация в деле!

 

Медицинский конгресс проходил на базе новой разработки DEEP Platform — адаптивного сайта, идеально подходящего для проведения крупных деловых мероприятий. Благодаря новому формату доступ к уникальной программе Съезда получили специалисты со всего земного шара. За три дня мероприятия участники посмотрели более 500 лекций, около 2 000 раз скачали учебные материалы, прослушали 64 350 минут синхронного перевода. О низкой заинтересованности участников организаторам беспокоиться не приходилось: скорее, нужно было соответствовать их активности.

Каждые 15 минут мы постили новости, голосования и опросы. Группа поддержки в реальном времени отвечала на комментарии и обращения участников. Кстати, в этом плане нас очень поддерживали и спикеры, которые не пропустили ни одного вопроса (а их было 1,5 тысячи). Словом, мы делали всё, чтобы наши гиперактивные участники не заскучали.

Елизавета Подиновская, главный менеджер XI Съезда онкологов и радиологов стран СНГ и Евразии

Задачи, которые ставят перед собой организаторы онлайн-мероприятия, мало чем отличаются от привычных миссий ивентора. Нужно создать комфортные условия для восприятия деловой части, наладить каналы коммуникации между разными типами участников, продумать интерактивно-развлекательные моменты, интегрировать в событие партнёров и спонсоров — все эти элементы остаются актуальными и для цифрового формата, меняются лишь способы их реализации. И да, работать приходится больше ввиду того, что участники находятся в разных тайм-зонах.

Команда была онлайн круглосуточно. Дневные, утренние, вечерние и ночные смены распределялись между нами согласно специальному графику. Учитывались личные пожелания, что позволяло добиться большей эффективности: у кого-то работоспособность выше по утрам, кому-то наоборот — легче сосредоточиться ночью.

Юлия Насретдинова, менеджер группы поддержки DEEP Platform

ТРАНСЛЯЦИИ

 

Трансляции — главный инструмент деловой коммуникации онлайн-события, поэтому здесь важно не просто качественно интегрировать в систему сторонние сервисы видеоконференций (YouTube, Zoom), а получить лаконичный и продуманный инструмент, который создавал бы у участников ощущение реального присутствия.

 

За три дня специалистам разных профилей предстояло прослушать несколько сотен докладов, и, разумеется, для поставки и разделения такого объёма информации, требовались параллельные сессии: трансляции одновременно шли в девяти виртуальных залах. Не потеряться в материале позволил персональный календарь — сервис, который фиксировал личные пожелания участников и таким образом составлял индивидуальную сетку событий для каждого.

Что отличает хороший эфир от плохого? Во время первого зритель не видит лишнего: вряд ли кому-то интересно наблюдать за «пересменками» спикеров или налаживанием связи. Для того, чтобы подобные моменты оставались за камерой, команда DEEP Platform разработала видеосвитчер — инструмент, который позволил модераторам виртуальных залов конгресса контролировать потоки трансляций и выводить на экран заставки и рекламные ролики, когда это необходимо. Например, во время кофе-брейков.

 

30% участников конгресса – иностранцы, поэтому нужно было позаботиться о переводе трансляций. Специально для события в кратчайшие сроки был создан удобный RSI интерфейс, схожий с «железным» оборудованием для синхронного перевода. Для пользователей же переход с одного языкового потока на другой происходил моментально, по нажатию одной кнопки.

 

Золотое правило онлайн-формата: чтобы участники не теряли интереса к мероприятию, чаще давайте им проявлять себя. Этот принцип работает и во время трансляции, именно поэтому в сервис включены LIVE-комментатор (это чат эфира, куда модератор периодически отправляет сопутствующие материалы), оценка спикеров и трансляций, а также система контроля внимания – стоп-вопросы, на которые участнику необходимо ответить, чтобы продолжить просмотр.

Игра — это ощущение контроля над происходящим. Не спикер влияет на тебя, а ты на спикера. Ты не просто слушатель, ты — часть конференции, ты способен изменить её ход и «подстроить под себя». Ты не просто приобретаешь знания и набираешь баллы, ты «прокачиваешь» уровень твоего влияния на происходящее и растёшь как эксперт.

Олег Крючков, основатель EventPlatform

КОММУНИКАЦИИ

 

С появлением онлайна миру пришлось заговорить о «комплексе виртуальности»: иногда создатели платформ перебарщивают с каналами коммуникаций, путая тем самым участников. В DEEP Platform всё общение условно делится на три потока, каждый из которых обслуживается своими инструментами.

 

Представим, у нас есть участник. С кем он может коммуницировать? В первую очередь с самим мероприятием (за которым, конечно, стоят руководители и модераторы). Пользователю хочется быть «в теме». И для этого есть Мегачат — главный новостник и мессенджер, в ленте которого появляются оповещения, вдохновляющие цитаты, анонсы, рекламные баннеры, интерактивы, визитки и специализированный контент (например, в случае с медицинским конгрессом это был «health-контент» — оздоровительные иллюстрированные материалы, предоставленные АПМИ). Участнику мало просто узнавать, он хочет взаимодействовать с событиями, а потому любой пост, опубликованный в Мегачате, интерактивен: пользователи могут оставлять под ними комментарии и лайкать, участвовать в опросах, голосованиях и викторинах..

Чем ещё представлено мероприятие, кроме новостей и программы трансляций? Собственным фондом полезных материалов, внимательно собранных организаторами по категориям. Одно из заметных преимуществ онлайна — это неограниченный доступ к литературе, учебным курсам, профессиональной периодике. Например, за время конгресса участники скачали 1800 файлов из раздела Материалы.

 

Второй поток коммуникации более других связан с простым человеческим общением. Участникам необходимо обмениваться информацией с другими «живыми единицами» мероприятия: со спикерами и коллегами. Обсудить последние новости гости конгресса могли в персональных и групповых чатах в разделе с уютным названием Беседка. Говоря простым языком, это список всех участников события с цветовым индексом присутствия в системе (online/offline). Отыскать будущего собеседника среди 10 000 пользователей участники можно было по фамильному поиску или по городу проживания.

 

И третье направление напрямую связано с одной из важнейших сторон любого события — интеграцией партнёров и спонсоров. В офлайне это, как правило, формат выставочных стендов. «Какая выставка? Это же всего лишь онлайн!» — возмущаются многие организаторы, привыкшие вкладывать огромные ресурсы в оформление экспо-зон. Что подразумевает под собой выставочный стенд в рамках онлайн-события? Выставка — раздел, в котором представлены цифровые стенды партнёров и спонсоров. Участники медицинского конгресса попадали в экспо-зону с информационными карточками фармкомпаний и посещали те, которые им были интересны. Пользователи могли пообщаться с представителями брендов в чате. Кстати, в мае DEEP Platform планирует добавить ещё одну полезную опцию в этот раздел.

На наших глазах происходит формирование новой индустрии. Вкладывая в неё всё больше ресурсов – мы приближаем момент наступления её зрелости, от которой выиграем мы все.

Олег Крючков, основатель EventPlatform

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ В РУБРИКЕ inside

10-миллионный посетитель Rijkmuseum

Фестиваль “Русское родео” Мираторг

Алиса в стране Чудес