Наука успешных мероприятий

Не удивительно, что известная своей экономической и политической стабильностью, транспортной доступностью, разнообразием природных пейзажей Швейцария становится одним из самых востребованных направлений для деловых мероприятий и инсентив-поездок. Именно поэтому ее опыт крайне интересен.

Swiss Formula

Швейцарское бюро деловых и инсентив-поездок сформировало подборку лучших рекомендаций международных экспертов event-индустрии на базе мероприятий, проведенных ими в Швейцарии. Проект под названием Swiss Formula позволяет исследовать науку организации деловых встреч, определяя, что же формирует по-настоящему серьезное и успешное событие. Среди экспертов-консультантов такие международные специалисты, как: Джурейдж Хоуб, маркетинговый менеджер Slido — коммуникационной платформы для успешных коммуникаций на деловых мероприятиях; Томас Вютрих, региональный директор MCI в Скандинавии (Стокгольм); Рендл Стонье, основатель и директор AddingValue — отмеченного множеством наград коммуникационного агентства; Майкл Форман, директор Verve4 Consulting — PCO c 20-летним стажем организации крупных международных конгрессов, и многие другие.

Цель — формирование практического руководства, включающего основные формулы и компоненты, которые помогут создавать вдохновляющие и успешные конференции и конгрессы, презентации товаров, организовывать продуктивные инсентив-поездки.

Журнал Live Communication выбрал квинтэссенцию рекомендаций и подсказок event-профессионалам.

Со стороны мероприятие должно выглядеть как лебедь на озере.

Отправная точка в планировании мероприятия

Самый первый вопрос, который вы должны себе задать, — это вопрос «почему?». Почему вы организовываете это мероприятие? Чего вы надеетесь этим достичь? Казалось бы, простой и базовый вопрос, но порой мы сразу с головой погружаемся в организационный вихрь, забывая подойти к созданию мероприятия прежде всего рационально. Задавайте себе вопрос «почему?», чтобы достичь желаемых результатов, — рекомендует Джурейдж Хоуб, удостоенный в 2016 году звания Meeting hero на премии Meeting Design Award.

Следующие вопросы — «как?» и «что?». Как вы надеетесь достичь поставленных целей? Какой контент должны представить спикеры? Какой формат представления информации является наиболее подходящим для каждого спикера? Какая event-технология может помочь наиболее эффективно?

Важность выбора страны проведения мероприятия

Согласно аналитике, проведенной швейцарскими специалистами по вопросу посещения деловых мероприятий, выбор страны проведения явился третьим наиболее важным фактором в принятии решения об участии в международном мероприятии, после обучения и нетворкинга. 82% респондентов сообщили о том, что страна или город являются одним из основных факторов, которые влияют на их решение.

Организатору международного мероприятия важно учитывать, насколько хорошо организованы оказываемые услуги в конкретной стране, является ли надежным местный транспорт, можно ли быть уверенным в качестве обслуживания в гостиницах, конференц-центрах, ресторанах.

В этом смысле Швейцария обладает реальным преимуществом, отмечает Томас Вютрих. Швейцария с логистической точки зрения удобно расположена в центре Европы, характеризуясь высоким индексом доступности (индекс отражает соотношение длительности трансфера от ближайшего аэропорта до конференц-центра и длительности встречи). Швейцарцы славятся точностью и надежностью, и эти характеристики распространяются на оказываемые здесь услуги.

Самый первый вопрос, который вы должны себе задать, — это вопрос «почему?».

Основные факторы при выборе места проведения мероприятия

Каждый город имеет свои собственные уникальные особенности, которые могут быть использованы для формирования темы мероприятия и подчеркнут сообщение, которое вы планируете донести. При акценте на местных достоинствах и культурном контексте можно сделать тему события актуальной и аутентичной.

Томас Вютрих, частый лектор в Швейцарской школе бизнеса и гостеприимства, член маркетингового совета Швейцарского бюро деловых и инсентив-поездок, приводит следующий пример. Темой конференции EMEC Conference 2013, которая прошла в регионе Женевского озера, откуда родом потомственный авиатор Бертран Пиккар, темой приветствия стали «инновации». Г-н Пиккар, планирующий в это время первый беспосадочный полет на Solar Impulse (самолет на солнечных батареях) вокруг земного шара, стал хедлайнером конференции. Знания культурного фона места проведения мероприятия может помочь ярко очертить тему события и значительно обогатить его содержание.

Важность определения площадки проведения мероприятия

Выбор площадки проведения является одним из наиболее важных элементов эффективного мероприятия. Пространственная организация места проведения имеет большое влияние на то, насколько хорошо люди будут обмениваться знаниями и совместно работать во время сессий. Инновационные компании, такие как Google, Box и Eventbrite, трансформируют свои офисы в легкие открытые пространства, которые способствуют творчеству и сотрудничеству в целях повышения производительности. Деловые мероприятия часто следуют этой идее.

Ценно организовать среду, которая понравится участникам и будет стимулировать их думать по-новому с той самой минуты, как только они войдут в помещение. В Швейцарии такой инновационной площадкой, идеальной для бесконфликтных совещаний, является «Ролекс-центр» в Лозанне. Оригинальное здание спроектировано японским архитектурным бюро без единого угла.

 


Культурная программа как необходимый компонент

Мероприятие не ограничивается только содержанием деловых сессий. Люди посещают конференции в том числе для общения, поэтому качественно спланированная и организованная культурная программа становится важной составляющей. В каждой стране и городе есть несколько обязательных к посещению мест, которые вы действительно должны попытаться включить в культурную программу. Это та часть делового мероприятия, где реальную ценность может добавить местный DMC-оператор. Понимание аудитории является ключевым фактором. Опросите небольшую репрезентативную группу участников прошлогоднего мероприятия: что им нравится или не нравится, протестируйте на них собственные свежие идеи.

Порой ставку можно сделать на культурные события местного календаря — например, приглашая группу в инсентив-поездку в Монтрё в декабре, сделать объектом притяжения рождественский рынок. Добавьте размещение в прекрасном отеле Fairmont Le Montreux Palace, визит в Шильонский замок, дегустацию вин и фондю, посещение Олимпийского музея в соседней Лозанне — знание деталей местной культуры поможет вам организовать увлекательные три дня для группы, состоящей, например, из представителей крупной дистрибьюторской компании.

Общая привлекательность мероприятия складывается из богатого интересного контента, соответствующего заявленной теме, возможностей для нетворкинга и чего-то запоминающегося из окружающей инфраструктуры.

Акцент на мелких деталях

Вполне естественно сосредотачиваться на общих задачах, таких как выбор площадки проведения, работа со спикерами, формирование бюджета, но на самом деле часто обнаруживается, что вау-эффект событию добавляют именно мелкие детали.

Заманчиво переполнить конференцию как можно большим количеством информации. Вместе с тем планирование регулярных перерывов во время мероприятия помогает восстановить силы участников и позволяет им свободно общаться, налаживая новые контакты.

Такая мелкая деталь, как предоставление дополнительных розеток питания, может показаться очевидной, однако гости, оказавшись с разрядившимися ноутбуками и телефонами, могут остаться разочарованными, что наложит отпечаток на их общее впечатление.

Если участники мероприятия — владельцы бизнеса, они ценят свое время, и оно им необходимо, чтобы проверить электронную почту, просмотреть документы. Не форсируйте начало культурной программы через 30 минут после окончания работы конференции, это будет для них некомфортным.

Со стороны мероприятие должно выглядеть как лебедь на озере (характерная швейцарская картинка): красота и грациозность над поверхностью воды, в то время как под водой приходится активно грести, чтобы плыть в нужном направлении.

Это всего лишь несколько базовых советов. Больше идей — в специальном англоязычном блоге www.swissformula.org и в социальных медиа, где на регулярной основе предоставляется информация о науке успешных встреч, публикуются интервью и тематические исследования.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ В РУБРИКЕ out-of-context

Ксения Логинова

ДИРЕКТОР ПО РАЗВИТИЮ PROSTO CATERING

Невероятно! Перспективы развития event-индустрии в 2017 году

Emporio Music Fest — история о живых треках

Байгали Серкебаев, основатель и идеолог фестиваля Emporio Music Fest, пианист, композитор, аранжировщик, лидер группы A’Studio