Event vs IT, или Правила игры в «сломанный телефон»

Сергей Константинов, генеральный директор компании iReg-All.

"Если театр начинается с вешалки, то событие — с зоны регистрации."

Еще несколько лет назад регистрация гостей на событиях являлась «болевой точкой» организаторов. Бесконечные списки имен, бейджи на скрепках, значки и другие «страсти» были главными инструментами регистрационных зон. Однако, это история не о том, как найти гостя в длинном именном свитке. Редакция LCM решила узнать, как работают те, кто выбрал альтернативный путь. Сергей Крылов, генеральный директор компании iReg-All — один из таких героев. В интервью для Live Communication Magazine Сергей честно поделился «фишками» работы, а также рассказал о непереводимой, порой, игре слов между клиентом и исполнителем.

Сергей, у каждого героя нашего издания свой путь в event-индустрии. Расскажите свою историю знакомства с этой сферой.

Долгое время я занимался научной деятельностью в Академии управления МВД России, но однажды пришел к осознанию, что буквально уперся в стену: система не позволяла расти дальше. В 2014 году меня пригласили в компанию Event Management Technologies, которая занималась техническим обеспечением мероприятий. С того момента я стал изучать все аспекты event-индустрии и неожиданно для себя нашел нишу, которая нуждалась в развитии, — электронная регистрация. Я увидел, что это очень интересная и перспективная ниша, которая еще не сильно развита.

Таким образом появилась компания iReg-All. На что делали ставку при запуске бренда?

Как-то на одном из мероприятий я увидел, как гостей регистрируют по классическому методу — по алфавиту, на что уходит много времени. Если неожиданно для всех во время регистрации возникают проблемы с принтером, то получить бейдж становится целой церемонией. Я стал изучать зарубежный опыт и понял, что нам есть на кого равняться. Так, на Западе уже давно и успешно работает отлаженная система регистрации. Убежден, что любой процесс, который может проходить без участия человека, необходимо автоматизировать. За рубежом система регистрации — это развитая индустрия, она есть везде: от мероприятий на футбольных стадионах до конгрессов и выставок. Понимание этого стало точкой невозврата: отныне я не переставал думать над тем, как исправить программное обеспечение и начать работать. Мы написали техническое задание для программистов, приступили к разработке. И это «выстрелило».

Что в России получают клиенты, сотрудничая с iReg-All? 

IReg-Аll — это система электронной регистрации участников офлайн. Основные ее направления — выдача бейджей, check-in, СКУД (система контроля и управления доступом), а также спортивные мероприятия. Мы предоставляем клиентам линейку передового оборудования: принтеры для печати бейджей, сканеры баркодов, терминалы сбора данных, сенсорные экраны саморегистрации, решения по контролю доступа, сетевое оборудование для проведения регистрации на мероприятиях любого формата, масштаба и профиля. 

Как много времени ушло на разработку новой системы? 

Проект iReg-All был запущен в год Олимпиады, в мае 2014-го. Я написал техническое задание для программистов, мы протестировали систему на бесплатных event'ах, и уже через полгода в октябре мы провели первое коммерческое мероприятие. На старте функционал был минимален. Мы расширяли его ежегодно. В итоге за годы успешной работы в нашем портфолио скопилось более двухсот мероприятий. И мне приятно, что многие известные бренды называют нас традиционным партнером по регистрации. 

Вы позиционируете свою систему как самую надежную. Чем можете подкрепить данное заявление? 

Во время разработки проекта во главу угла мы поставили федеральный закон «О персональных данных», согласно которому полученные данные следует хранить в одном месте. В обычной ситуации, если отказывает сервер, система «встает», а сам компьютер способен даже сгореть. Альтернативой при таком традиционном подходе был второй сервер, но в экстренной ситуации организаторам требовалось дополнительное время, что могло бы повлечь за собой очереди и недовольство гостей.

Мы разработали две схемы работы:
1. Подключение большого количества серверов, чтобы все компьютеры могли работать автономно в момент чрезвычайной ситуации.
2. Подключение параллельного сервера, если необходима максимальная защита данных. 

На 90% мероприятий мы работаем по первой схеме, что позволяет избежать проблем при регистрации. Таким образом, нам удается распределять информацию по «сейфам», и работоспособность системы при этом не зависит от наличия интернета на площадке. Наши специалисты налаживают доступ при помощи имеющихся устройств, поэтому система исключает любые проблемы с сервером. 

Если неполадки происходят с локальной сетью, никто это не заметит: ни заказчик, ни клиент заказчика. В самом начале работы у нас случилась одна накладка, когда система сработала медленно. Но за три с половиной года эта ситуация была единственная.

Недавно мы провели эксперимент: включали секундомер, когда гости приходили на регистрацию с QR- кодом. После сканирования кода сотрудник нажимал кнопку, система находила человека в базе, и наклейка моментально распечатывалась на принтере. Нами зафиксирован рекорд — 6 секунд! 

Впечатляет! Это предел возможностей? 

Думаю, да. Несколько секунд на выдачу бейджа — это очень хороший показатель не только для российского рынка. Только представьте, сколько времени занял бы этот процесс, если бы сотрудники делали все вручную — раздавали бейджи по алфавиту. Вечность! 

Раз уже заговорили о российском рынке, поделитесь мнением, какова ситуация с IT-обеспечением на отечественных event'ах сегодня? 

Специалисты, к слову как и техника, в нашей стране имеют хороший уровень. Основная проблема связана с тем, что многие ивентщики мало понимают в IT-технологиях. В России нет налаженной коммуникации между event-менеджерами и IT-специалистами. Эти люди говорят на разных языках. 

Зачастую организатор только мешает работе. И если бы клиент мог общаться с компанией напрямую, то можно было бы избежать игры в «сломанный телефон». 

Сергей, расскажите, как распределяются роли внутри команды во время работы с заказчиком? 

Много внимания мы уделяем анализу алгоритмов работы. Это позволило прийти к выводу: менеджер, который обрабатывает заказ, должен присутствовать на регистрации, участвовать в настройке системы наравне с другими сотрудниками. У многих компаний это происходит следующим образом: менеджер обработал заказ, отправил его в технический отдел, при этом важные нюансы остаются у менеджера и всплывают в самый неподходящий момент. У нас иная схема, получается замкнутый цикл. Контакт заказчика происходит не только с технической группой, но и с менеджером. Последний всегда понимает систему на 100%, разбирается в ней технически и, в случае необходимости, решает все проблемы на месте. Досконально изучить все технические аспекты и возможности системы — прямая обязанность любого специалиста. 

Насколько мобильна ваша система? Беретесь ли вы за работу в регионах? 

Абсолютно мобильна. На небольшие мероприятия менеджеры летают с маленьким чемоданчиком, на крупные события все оборудование доставляется на точку максимум через два дня. Мы делаем регистрацию под ключ, программное обеспечение является интеллектуальной разработкой, и даже в регионах нам не приходится привлекать сторонние компании. Сегодня iReg-All — это бренд и программное обеспечение, которые мы планируем запатентовать. Поэтому iReg-All — эксклюзивное предложение. Мы решаем вопросы, которые не лежат на поверхности. 

Существуют ли дополнительные возможности, которые вы можете предложить организаторам? 

Мы подключаем систему нетворкинга: каждый гость, приходя на мероприятие, нажимает кнопку и моментально появляется на большом экране в зоне сбора гостей. Для регистрации участников онлайн мы предлагаем мгновенную рассылку приглашений по e-mail с баркодами, удобный личный кабинет для контроля над процессом в онлайн-режиме. Система позволяет получить предельно точную статистику по участникам и регистрировать гостей в разных местах одновременно. Из последних «фишек» — наша новая услуга «регистрация гостей на сенсорных экранах без менеджера», все за вас сделает робот! 

В портфолио компании представлены правительственные мероприятия. Какие подводные камни следует учитывать, работая с такими клиентами? 

На большинстве правительственных мероприятий количество участников достигает двух-трех тысяч, поэтому никто вручную не заносит гостей в базу. Всегда используется электронная регистрация. Основная проблема большинства правительственных событий — это event-менеджеры, которые не знают, как взаимодействовать с государственными службами. Так как я работал в этой сфере, то не понаслышке знаю все нюансы: каковы цели, сроки, условия и наказания за их неисполнение. Чтобы не возникало форс-мажоров, необходимо понимать, чем данная регистрация отличается от работы на event-форумах. 

Если сравнить коммерческое мероприятие и правительственное, что сложнее реализовать? Влияет ли формат события на объем работ? 

Правительственные мероприятия на порядок сложнее — это всегда высокий уровень ответственности, где у тебя просто нет права на ошибку. Как следствие — интенсивный и продолжительный подготовительный этап, контактирование с органами государственной безопасности, большой объем работ, множество предварительных личных встреч. 

Вопрос, который волнует многих организаторов: как происходит передача базы данных? 

Подписывается документ, согласно которому подрядчик несет ответственность за персональную информацию (e-mail, адрес, паспортные данные). Базы передаются не по электронной почте, а на дисках из рук в руки. 

Профессиональная команда — залог успеха многих компаний. Как проходил процесс ее формирования внутри вашей компании? 

Я начинал проект один, позже ко мне присоединился коллега из другой компании. Можно сказать, что уже совместно мы создавали «фишки», дорабатывали детали. Два с половиной года я работал в авральном режиме, занимался оптимизацией системы, проверял все лично и не спал по пять дней. Сегодня у меня есть команда, а мой коллега Виктор — словно правая рука, он может контролировать любой процесс в любое время дня и ночи. 

На какие принципы опирается работа каждого сотрудника в вашей команде? 

Основные постулаты пришли со мной еще со времен работы в МВД, так как я давал присягу, и она идет со мной по жизни: не воровать, не участвовать в темных процессах, не говорить плохо о коллегах по цеху. Еще один важный принцип — максимально высокая планка, отсутствие срывов. Необходимое качество каждого нашего сотрудника — умение найти выход из любой ситуации. Для меня трагедия, если все остановится. Поэтому коллеги делают все возможное, чтобы каждое мероприятие, независимо от масштаба, проходило без сбоев. 

Основные постулаты пришли со мной еще со времен работы в МВД, так как я давал присягу, и она идет со мной по жизни: не воровать, не участвовать в темных процессах, не говорить плохо о коллегах по цеху.

Приходилось ли работать с нестандартными запросами? 

Конечно. Сотрудники креативных агентств часто предлагают необычные идеи. Однажды мы устанавливали 12 мониторов саморегистрации с очень навороченным дизайном. Со стороны вся конструкция выглядела как батарея экранов. Многие гости были в шоке: в России аудитория не привыкла к нестандартным решениям. Поэтому лично я буду очень рад, если гости каждого мероприятия научатся пользоваться сенсорными экранами. На это могут уйти годы, но лед уже тронулся. Это означает, что нам все же удалось «взломать» сознание, и отношение к роботам начало меняться. 

Что подталкивает вас к развитию? 

Система постоянно должна находиться в режиме оптимизации, и процесс ее совершенствования никогда не заканчивается. И надо сказать, что мощным стимулом к развитию являются, прежде всего, наши клиенты, которые подсказывают новые методы продвижения, заставляют задуматься о способах продаж и позиционировании бренда во время презентаций. Каждый день надо делать хотя бы один шаг. И главное, чтобы этот шаг был вперед!

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ В РУБРИКЕ live-talk

Жизнь как искусство

Вахтанг Вахтангишвили, Егор Горшков, владельцы V-еvents

Тренды 2016 года: кейтеринг

Наличие ручки и бумаги не делает тебя писателем

Кирилл Зайцев, режиссер, фотограф, владелец арт-пространства «Фотофактура» в откровенной беседе о границах дозволенного, психологии фотоискусства и трансформации современных медиа.