Личный аccистент для планирования мероприятий

Даже опытные профессионалы в event-сфере никогда не откажутся от помощи в подготовке мероприятий..

Автор: Наталья Сизова, Marketing Manager, MICE, Switzerland Tourism

Даже опытные профессионалы в event-сфере никогда не откажутся от помощи в подготовке мероприятий. Выбор площадки, соответствующей всем критериям заказчика, составление развлекательной программы, логистика, подсчет бюджета — все это отнимает много времени и сил. А когда заказчик просит в короткий срок предоставить несколько вариантов на выбор, задача и вовсе кажется практически невыполнимой.

Но теперь у вас есть личный ассистент для планирования мероприятий, который сэкономит время и совершенно бесплатно поможет подготовить полноценный проект мероприятия. Представьте, что не нужно открывать десятки вкладок, просматривать сайты на нескольких языках, проверять актуальность информации и оформлять собранную информацию в виде презентации. Все, что нужно для планирования деловых мероприятий: самые популярные направления, уникальные площадки с залами разной вместительности, большое количество вариантов развлекательной программы, построение маршрутов и примерный расчет бюджета, теперь собрано в одном приложении. Meeting Planner от Швейцарского бюро деловых и инсентив-поездок (SCIB) поможет быстро и просто подобрать несколько интересных вариантов и собрать воедино всю информацию в режиме онлайн на сайте MySwitzerland.com/meetingplanner. Правда, как вы уже могли догадаться, на сайте представлены только площадки в Швейцарии, но благодаря огромному выбору вы сможете подобрать место для любого случая.

Главное преимущество сервиса состоит в том, что он предлагает простой и четкий алгоритм планирования программы и автоматически сохраняет все в одном месте. Больше не придется писать заметки в ежедневнике, копировать текст на флешку или сохранять в облаке: чтобы вся информация сохранялась на сайте, достаточно зайти в сервис, используя учетную запись Facebook, Twitter, Google+ или LinkedIn. Создание плана включает три простых шага: выбор направления, отеля или площадки, а также развлекательной программы. Важно отметить, что благодаря удобной системе фильтров вы сможете настроить поиск с учетом количества гостей, даты проведения и длительности мероприятия, а также его тематической направленности. Варианты программы будут предложены в зависимости от выбранного региона, маршруты составляются автоматически, можно даже проверить прогноз погоды — в общем, сервис поможет сэкономить время и выбрать самые интересные варианты.

 

Всего несколько щелчков мышью — и вы получаете готовый пакет, содержащий информацию о месте проведения, культурной программе, оптимальных маршрутах проезда и ориентировочной стоимости. Готовое предложение можно тут же отправить заказчику и коллегам по почте, а также скачать в формате PDF. Да, оказывается, можно не сидеть всю ночь за презентацией, сводя воедино скриншоты из Google Maps, фото с сайтов отелей и информацию об экскурсиях, — Meeting Planner сам подготовит для вас документ с основными деталями о мероприятии.

Сервис содержит информацию более чем о 700 площадках в Швейцарии — конференц-центрах, семинар-отелях и конгресс-центрах в черте города и за его пределами. Для масштабных мероприятий вы сможете взять в аренду целую деревню или даже отдельный поезд для очень занятых гостей, чтобы решить деловые вопросы в пути, наслаждаясь прекрасными пейзажами Швейцарии за окном. Ну а если ничто не должно отвлекать участников от дискуссии, мероприятие можно провести в отеле без окон, вырубленном в скале, где ни один лишний звук не помешает решению важных вопросов. 

Мы запустили приложение в ноябре прошлого года. В январе-феврале этого года, после начала кампании по продвижению, Meeting Planner использовало уже 777 человек. Хочу дать главный совет по использованию сервиса: обязательно присылайте подобранные программы на расчет, это можно сделать прямо на сайте. SCIB является центром обработки запросов, и мы в течение 48 часов готовы предоставить вам полную калькуляцию программы

Наталия Сизова, Marketing Manager, MICE, Switzerland Tourism

Впрочем, деловая программа — это только лишь одна из составляющих успеха мероприятия, не меньшее значение имеет развлекательная программа. Meeting Planner поможет выбрать оптимальный вариант культурной программы, для этого достаточно задать критерии поиска. Гастрономический ужин в кабине подъемника с видом на Люцернское озеро, гонки на тракторах для тимбилдинга, скачки на коровах или собственноручное приготовление шоколада и сыра — в Швейцарии вы точно сможете удивить своих гостей!

Meeting Planner — это настоящая палочка-выручалочка для каждого event-менеджера, которая поможет быстро и абсолютно бесплатно подготовить план мероприятия в Швейцарии. Конечно, на этом работа не закончена — предстоит рассчитать точную стоимость мероприятия, убедиться в доступности площадки и забронировать места. Сделать это вы сможете, направив в бюро SCIB запрос на предоставление детального расчета или оказание информационной поддержки.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ В РУБРИКЕ blogs

OnStage.pro объединяет event-партнеров

Обзор первой онлайн-платформы для технических специалистов event-индустрии.

Корпоративная культура — 2018: Вызовы и решения. События нового формата как инструмент решения HR-задач

Как опередить индустрию на 10 лет