Мы не организуем проекты, мы принимаем гостей

Истинный профессионализм event-менеджера в том, чтобы организовать событие не только яркое, но и эффективное. Нужно быть абсолютно уверенным, что каждая деталь работает на благо гостя.

Лора Шварц — признанный профессиональный спикер международного уровня, модератор, телевизионный комментатор и автор книги Eat, Drink & Succeed («Ешь, пей и преуспевай»), одного из самых эффективных практических руководств по нетворкингу на мероприятиях. Уникальный опыт работы в Белом доме в качестве директора по организации мероприятий, где ей довелось планировать события с участием первых лиц, обеспечил Лору массой бесценных уроков и практических навыков. В эксклюзивном интервью Надежде Маковой, продюсеру Live Communication Magazine, Лора раскрывает детали своей невероятной биографии, которыми она никогда не делилась ранее, рассказывает о реальной силе нетворкинга и дает практические советы по организации мероприятий, которые обречены на успех.

БЛИЦОПРОС

Имя и должность?

Лора Шварц, профессиональный спикер, модератор, автор книги «Ешь, пей, преуспевай», международный телекомментатор.

Ваше самое яркое воспоминание?

Мой первый полет с ВВС.

Что бы вы хотели изменить в себе?

Соблюдение режима дня. У меня катастрофически не хватает времени на сон.

Если бы вам пришлось выбирать профессию снова, какую бы выбрали?

Эту же… Или стала бы профессиональным серфингистом (я люблю воду).

Без чего вы не представляете своей жизни?

Без моей семьи.

Ваше любимое место?

У меня много таких… Сараево (Босния) возглавляет мой список из-за неунывающего духа его жителей.

Чего вы боитесь и чем дорожите больше всего?

Время…

Каким чертам характера у вас можно поучиться?

Оптимизм, целеустремленность, наставничество и искреннее желание помогать другим.

РАННИЕ ГОДЫ ЛОРЫ ШВАРЦ: КАК ВСЕ НАЧИНАЛОСЬ

Я выросла в самом сердце Америки, в штате Висконсин, в типичном городишке Среднего Запада с населением всего восемь тысяч человек. Именно там я осознала важность семьи, прочно усвоила жизненные ценности и переняла трудолюбие моих родителей. Они научили меня быть волонтером: они всегда были и до сих пор готовы добровольно работать, участвовать в проекте или просто помогать кому-то на безвозмездных началах. Также они научили меня усидчивости: мой отец потерял офисную работу на сыроварне и превратил свою страсть к фотографии в профессию, тогда и моя мама, и сестра, и я были в это вовлечены. Я стала свидетелем того, как мои родители развивали бизнес, о котором никогда и не мечтали. Они думали, что начинают с нуля, но после открытия собственной крошечной студии,обнаружили, что кое-что у них все-таки есть: прочный фундамент собственной вовлеченности в дело, дух добровольчества и участие тех, кому они помогли.

ПЕРИОД РАБОТЫ В БЕЛОМ ДОМЕ

Ваша история — просто сказка про Золушку. Обычная 19-летняя девушка из маленького городка приходит в Белый дом в качестве волонтера и всего за несколько лет становится директором по организации мероприятий. Как это произошло? Судьба? Удача?

Может быть, понемногу того и другого, но, если честно, я не думаю, что удача придет к вам, если у вас нет должных качеств, которым она благоволит. В моем случае многое было заложено родителями и опытом, который я получила в детстве. В 1993 году я стала волонтером в Белом доме, будучи студенткой колледжа; отвечала на телефонные звонки в пресс-службе, работая без оплаты и без ожиданий. Я просто была в Вашингтоне, округ Колумбия, в Американском университете на семестровой программе. Когда люди из администрации президента Клинтона позвонили в школу и попросили найти добровольцев, я подумала, что это может быть интересным и оказаться чем-то большим, даже если это будут просто ответы на звонки.

Но вы ведь не только отвечали на телефонные звонки, вы старательно выстраивали взаимоотношения с коллегами, что в конечном итоге и помогло вам достичь самого высшего уровня успеха.

Именно так. Я была в ситуации, где мне было чему поучиться. Поднималась рано каждое утро, на работе была в 6:30 и трудилась до 9 вечера. Я хотела быть уверенной, что сделала все необходимое для каждого, и всегда была готова помогать другим и учиться сама. Опять же, как и мои родители, я не делала это нарочно или с каким-либо скрытым мотивом. Когда семестр закончился, администрация попросила меня остаться на лето. Я участвовала в работе команды, составляющей заявления президента в Розарии Белого дома, писала сценарии для видеостудии, помогала коллегам, заменила сотни чернильных картриджей и ответила на тысячу звонков! Именно в этот момент жизни я действительно поняла разницу между понятиями «необязательно, но возможно» и «настоящий шанс ». Позитивная концепция, которую я теперь пропагандирую как основную идею для каждого из нас, — будь вдохновленным и вдохновляй других, сумей увидеть свой шанс.

По окончании лета меня официально приняли в штат в качестве ассистента (секретаря-референта). Шесть месяцев спустя пресс-секретарь Среднего Запада неожиданно уволился, и я просто заняла его место на время, пока искали замену, заменой оказалась я сама… Через год я стала директором телевещания, а в 1997 году я переместилась в Восточное крыло и приняла обязанности директора по event’ам Белого дома. Это была эволюция, невероятное путешествие — я никогда не смогла бы делать эту работу без предыдущего опыта, и я никогда бы не получила ни одну из должностей, не заработав уважение других благодаря упорному труду и готовности всегда помочь любому, кто нуждался в моей помощи.

Моя история успеха основана на двух фундаментальных вещах, которым меня научили родители: огромное трудолюбие и умение отдавать, не ожидая ничего взамен.

В качестве директора по event’ам администрации Клинтона вы организовали и провели более 1000 мероприятий в Белом доме. Среди всех этих многочисленных проектов какие стали для вас наиболее запоминающимися?

Я люблю их все, училась на каждом из них и получала удовольствие даже от самых трудных!

Но есть два совсем разных события, которые я хотела бы выделить. Первое — небольшое частное мероприятие с Children's Miracle Network (это организация, которая организует различные развлекательные и развивающие активности для тяжелобольных детей и их семей). Для них обычно устраивают приватные экскурсии по Белому дому. Во время одной из таких экскурсий президент случайно оказался в городе, я решила привлечь его и удивить ребят. И президент провел очень много времени с ними, показал им все, рассказывал историю Белого дома, они фотографировались вместе. Это было просто удивительно. На этот час дети и их родители забыли и думать о своих визитах к врачам, они жили моментом и были счастливы и свободны от тяжелых мыслей и забот.

Обычная экскурсия и личное участие президента Клинтона сделали это событие самым особенным в жизни каждого из нас. Это лучшее доказательство, что сила event не в высоких технологиях или грандиозных шоу, а в эмоциях, которые остаются с нами на всю жизнь.

Другой проект, полная противоположность первому, был одним из самых сложных с точки зрения организации — празднование 50-летнего юбилея НАТО в 1999 году. Это было крупнейшее собрание глав государств в Белом доме за всю историю (только подумайте о логистике!). Белый дом провел два мероприятия высокого ранга: в пятницу для глав государств с супругами из стран — членов Североатлантического совета (NAC) и в субботу для глав государств, супругов и иностранных делегаций всех стран НАТО — более тысячи гостей в павильоне на Южной лужайке.

Элегантный ужин (дресс-код — black tie) для лидеров NAC проходил в пятницу вечером в Восточном зале за столом в форме серпа, так что все гости были как бы «во главе» стола и при этом могли видеть друг друга. Для музыкального сопровождения мы выбрали пианиста Президентского оркестра Корпуса морской пехоты Соединенных Штатов — таким образом, главы государств могли разговаривать друг с другом, некоторые через переводчиков, сидевших рядом с ними, не напрягая голосовые связки и не перекрикивая музыку, чтобы быть услышанными… Это была идеальная фоновая музыка, потому что она... была именно фоновой. С каждым из более чем двадцати глав государств обращались так, как если бы это был их собственный государственный ужин с почетным военным караулом, официальным объявлением для сотен представителей прессы, присутствовавших на Северном портике, и четой Клинтонов, приветствовавших каждого из них для съемок официального фото. Все просто: главы государств за столом оригинальной формы, переводчики, морской пехотинец США за фортепиано и дворецкие для обслуживания. Воплощение минимализма. Успех был грандиозный! Это был, как я часто говорю, высший пилотаж проведения мероприятия, которое одновременно эстетически прекрасное и полезное.

Как вы выбирали event-поставщиков?

У Белого дома свой небольшой эффективный штат сотрудников, которые работают на полную ставку. Если нужны дополнительные ресурсы: освещение, стулья, шатры и т.д., то составляется перечень утвержденных поставщиков, рассылаются запросы на предложение — те же процедуры по закупкам, как и у любого другого организатора событий. Белый дом искал честных поставщиков с хорошими ценами, способных оказывать услуги или поставлять продукцию должного качества… Ну, и они проходят полную проверку — и компании и их сотрудники: сейчас все должны быть бдительными и смотреть шире, идет ли речь о Белом или вашем доме.

Что являлось ключевым фактором успеха мероприятий Белого Дома?

Максимальное информирование и вовлечение каждого члена команды. Прежде чем начать любое мероприятие, я делала контрольный чек по всему маршруту. Я начинала с места прибытия гостей, проходила по ходу их движения до момента отъезда, чтобы убедиться, что все на своих местах и что все, кто работает на мероприятии, точно знают его ход, логистику гостей, ключевые активности в каждой точке, свои обязанности, обязанности коллег и график. Но такой проход я совершала вместе с каждым членом команды, включая волонтеров. С каждым! Обмен информацией усиливает вашу команду — вы будете учить и учиться на каждом проходе по маршруту, чтобы вместе сделать мероприятие идеальным.

Event — это, в первую очередь, ваши гости

Сам зал может быть великолепен: композиции из букетов, задекорированное первоклассное оборудование, текстиль, сочетания цветов, полиграфия, изысканная сервировка, оформление музыкальной зоны… да чего там только нет, множество чудесных, красивых составляющих. Но ни одна из них не спасет ситуацию, если человеку не пробиться к фуршетному столу, или музыка слишком громкая и люди не слышат друг друга, или видеоэкран слишком мал, чтобы увидеть, что на нем демонстрируют, или колонки настроены на низкие частоты и никому не слышно приветствие хозяина мероприятия. В процессе планирования, наполнения мероприятия старайтесь думать не с точки зрения логистики или внешнего вида, но с точки зрения гостя. Каждая деталь должна быть продумана для него и для его комфорта. Сделайте так, чтобы это событие вызвало у каждого гостя эмоции, которые навсегда изменят его жизнь.

 «Мы не организуем проект, мы принимаем гостей» — если вы организуете event с этой простой мыслью, гости будут с восторгом отзываться о каждом вашем событии. Они даже не заметят промахи или шероховатости в организации, о которых вы так переживали… Положительные впечатления гостя — единственный фактор успеха мероприятия.

О КНИГЕ

Наиболее значимым результатом этого периода вашей жизни стала книга «Ешь, пей и преуспевай». Давайте поговорим об этом важном достижении. О чем она?

Она об открытости, о готовности ко встрече с важными людьми, где бы вы ни находились (буквально), потому что вы никогда не знаете наперед, как ваш следующий разговор изменит чью-то жизнь (или вашу собственную).

Что стоит за названием книги?

За кулисами Белого дома я видела много людей, посещавших мероприятия, и некоторые из них были гости типа «ешь, пей и уходи», унося в карманах полотенца Белого дома, тогда как другие «ели, пили и уходили», заведя очень полезные знакомства, которые превратились в партнерские отношения и идеи, ставшие реальностью. Это результат положительного, мощного нетворкинга. Подход некоторых к знакомству на мероприятиях носит манипулятивный характер: они знакомятся с людьми только для того, чтобы выяснить, «что ОНИ могут сделать для меня», и, если этот человек для них бесполезен, немедленно переключаются на следующий движущийся объект. Такой подход — это самое ужасное, что вы можете делать на мероприятиях. Я даю в книге категоричное определение нетворкинга как подхода полностью противоположного, нетворкинга с мыслью «что Я могу сделать для них». Я делюсь историями успеха президента Клинтона, Опры Уинфри и Стивена Спилберга, наряду с историями многими других предпринимателей, домоседов и представителей малого бизнеса, о которых вы никогда не слышали, но которые являются идеальной иллюстрацией эффективности и плодотворности именно такого подхода к установлению новых связей. Подумай о том, что ты можешь дать этому человеку, и обязательно будешь вознагражден.

БЫТЬ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМ СПИКЕРОМ

Должно быть, было трудно после восьми лет в администрации президента перейти на другую работу. Почему и когда вы решили стать профессиональным спикером? Что было для вас новым в этой профессии?

После того как администрация Клинтона завершила работу в 2001 году, передо мной возник выбор — чем же заняться дальше. Как продолжать жить, не имея больше возможности производить впечатление визитной карточкой с логотипом Белого дома?! Теперь — только мое собственное имя на визитках, распечатанных на принтере моих родителей. Признаюсь, я немного растерялась, оказавшись на перепутье.

 Я не знаю, что делать, и тут меня просят выступить на конференции, рассказать о государственных официальных приемах, и я с радостью согласилась, предложив немного сместить акцент с самой организации на суть и эффективность событий, попутно сформировав основную идею книги «Ешь, пей и преуспевай».

После первого выступления я начала получать все новые и новые запросы на выступления, где могла поделиться своим опытом. Это была такая непосредственная оценка аудитории — о том, чем именно делиться. Так я поняла, что это именно то, что я хотела бы делать в жизни. Я видела, как уникальный опыт, все, что я узнала от своих родителей, от Клинтонов, расценивая «необязательное» как «возможное», как это переводится в нечто, имеющее значение для аудитории.

Это просто удивительно — осознавать, что можешь изменить (хоть немного) чью-то жизнь, помогая людям стать успешными, передавая идеи, которые вдохновляют.

Одно известное профессиональное издание назвало вас лучшим профессиональным спикером в мире. В чем ваш секрет? Какие черты характера помогают быть настолько убедительным и эффективным спикером, ведь это очень непростая роль?

Мой стиль изложения и то, как я выступаю, — это все результат моего опыта как event-профессионала. Во время работы в Белом доме я всегда старалась убедиться, что каждое событие, которое я создаю, релевантно и актуально для аудитории. Именно такому подходу я следую и в качестве спикера. Моя цель — быть уверенной, что любая из моих историй актуальна и релевантна. Я хочу точно знать, что мой посыл не имеет ни возрастных ограничений, ни демографических, ни экономических. И именно поэтому мою основную идею о важности нетворкинга и партнерских отношений можно с толком представить в любом уголке мира.

Основные советы по созданию успешного мероприятия от Лоры Шварц:

  1. Ключ к успеху — максимальная вовлеченность и информированность всех членов команды. Вооружите ваших сотрудников всей необходимой информацией с таким количеством деталей о мероприятии, насколько это только возможно.
  2. Если вы пригласили группу или диджея, убедитесь, что люди могут слышать друг друга. Создайте прекрасную атмосферу с помощью музыки, просто не позволяйте ей доминировать и сделать нетворкинг на мероприятии невозможным.
  3. Создавайте события для гостей! Заставьте каждого гостя почувствовать личную заботу именно о нем! Через вовлеченность хозяев мероприятия, личные обращения, приветствия, фотографии, памятные сувениры.
  4. Еда повсюду! И не забывайте, что ее должно быть легко жевать и проглатывать. Маленькие порции!
  5. Всегда думайте о «трех S»: Seamless — незаметность, Subliminal — подсознание, Stimuli — стимулы. Незаметно двигайтесь среди гостей от одной зоны мероприятия к другой, присматривая за всем, будь то конференция или государственный ужин; подсознательно угадывайте каждое желание гостя и стимулируйте неосознанные действия гостей, задуманные программой.

Как вы готовитесь к выступлениям?

Я верю в то, что слово не должно расходиться с делом! Перед каждой лекцией я начинаю с глубокого погружения, я изучаю и анализирую, чтобы получить понимание об отрасли, компании или ассоциации и ее участниках. Далее я слушаю… Говорю и с высшим руководством, и с новыми сотрудниками. Это дает мне полную картину. Помогает понять, почему и как я должна составить свою речь, донести свои идеи и достучаться до всей аудитории, не только до ее части. Главный секрет успешных выступлений заключается в проведении скрупулезного анализа, погружения и умении слушать, прежде чем вы начнете говорить сами.

Что является самой большой ошибкой лектора?

Незнание своей аудитории.

Помимо того что вы блестящий лектор, вы профессиональный модератор. Говорят, это одна из самых сложных ролей в деловых мероприятиях. Вы пользуетесь какими-то специальными приемами?

Хороший вопрос. Как ведущий, модератор, вы держите аудиторию вовлеченной и следите за программой, темой и регламентом выступлений. Вы задаете тон, который может быть очень энергичным и приподнятым или серьезным и жестким в зависимости от формата и целей мероприятия. Я трачу равное время на изучение и интервью и когда я готовлюсь к участию в событии в качестве модератора, и в качестве ключевого спикера. Что касается специальных приемов — это использование формата ток-шоу в случаях, когда очень важно дать выступить спикеру, у которого с этим сложности. Я просто сажусь в кресло и беру у него интервью. Задаю вопросы, ответы на которые сообщат нужную информацию и сумеют вовлечь аудиторию в разговор.

 Я считаю, что одно из самых ценных качеств ведущего — не забывать, что вы представляете компанию или ассоциацию, а не себя самого. Я отношусь к этой позиции крайне серьезно и вижу себя в качестве представителя клиента (хозяина мероприятия) и его миссии, цели, продукции, отрасли или компании.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ В РУБРИКЕ portrait

Потому что мы есть

Джулиус Соларис, редактор блога Eventmanagerblog.com

Делайте людей последователями, а не созерцателями идей

Александр Семин, автор смыслов, основатель компании What If Semin

«Алло! Сколько ты стоишь?», или Введение в шоу-бизнес

Евгений Финкельштейн, владелец PMI Corporation.